Plan de Continuidad de Operaciones – Business Continuity Management (BCM)

¿Se encuentra preparada su organización para enfrentar el peor de los escenarios?

 

Existen varias interrogantes que todo Directivo de una organización debe formularse respecto a la continuidad de las operaciones de su organización:

¿Qué hará la organización al día siguiente de haber sufrido un incendio?

¿Que pasará con sus clientes y proveedores?

¿Cómo cumplirá los compromisos adquiridos referidos a la entrega de bienes o servicios?

¿Cuál es el tiempo estimado para retomar las actividades a su ritmo normal?

¿Cómo actuará la organización frente a un terremoto que afecte sus operaciones seriamente?

¿Qué pasará con sus trabajadores?

Y muchas otras interrogantes de índole similar, pero encaminadas a conocer la planificación que tiene -ó que no tiene- la organización para hacer frente a situaciones que puedan de alguna forma detener el normal desenvolvimiento de sus actividades.

Por cierto, la materia no es para irrelevante, más aún cuando nos desenvolvemos en un territorio que de forma frecuente es azotado por desastres naturales y otros incidentes ocasionados por la actividad humana.

El estar preparados en forma adecuada puede que además de constituír una exigencia interna frente a sus propietarios, sea una obligación legal, una exigencia de calidad, una exigencia comercial frente a sus mercados, u otra exigencia que nos muestre claramente la creciente necesidad de contar con un Plan de Continuidad de Operaciones.

Una aplicación de software

Ponemos a su disposición una aplicación de software para el desarrollo de la estructura y prácticas profesionales en la Gestión de Continuidad de Negocio, manteniendo la flexibilidad y la continuidad de los procesos organizacionales, con la capacidad de una efectiva respuesta en la protección de los intereses principales de las organizaciones, tales como: información, visión, marca, activos de valor, etc.

Ella nos permite orientar y guiar a los responsables de las Organizaciones para desarrollar criterios propios, personalizados y adaptados a su situación real, para el diseño más adecuado del Sistema de Gestión de Continuidad de Operaciones.

Con la utilización del software Plan de Continuidad de Operaciones, podemos desarrollar un completo documento -entre otras- para las siguentes organizaciones:

  • Hospitales,
  • Edificios Gubernamentales,
  • Universidades,
  • Empresas,
  • Industrias,
  • Organizaciones empresariales,
  • Organismos Públicos,
  • Municipalidades
  • Instituciones Financieras,
  • Museos,
  • Organismos Oficiales, etc.

El Plan de Continuidad de Operaciones, se desarrollará de un modo organizado, estructurado, perfectamente estudiado y adaptable a diferentes estándares internacionales como:

  • El DRII (Disaster Recovery Institute International),
  • Norma BSI 25999 (British Standard Institution),
  • Norma ISO 22399
  • O incluso la Norma ISO 27001 (de sistemas de gestión de la seguridad de la información SGSI).

El desarrollo documental se hace por medio de las directrices marcadas por sus diferentes capítulos:

  • Datos generales de la Organización.
  • Planificación de objetivos, gestión y administración del proyecto.
  • Organización del BCM.
  • Evaluación y análisis de riesgo.
  • Análisis de impactos.
  • Determinación de estrategias del BCM.
  • Desarrollo e implementación de la respuesta de BCM.
  • Pruebas, mantenimiento y revisión del Plan BCM.
  • Concientización y capacitación: Implementación del BCM en la cultura de la Organización.
  • Comunicación de crisis y respuesta de Emergencia.
  • Coordinación de actuaciones con los medios externos y autoridades.

Características generales

Se trata de una aplicación que ofrece al autor o autores, una estructura secuencial de desarrollo del Plan de Continuidad de Operaciones adaptable a cualquier Organización.

Partiendo de una toma inicial de datos, y de una navegación muy intuitiva por los diferentes items, se ofrece paso a paso, una guía estructurada y organizada en todo el proceso de desarrollo del documento, permitiendo planificar actuaciones, desarrollar estructuras de actuación, definir equipos, establecer roles y funciones, evaluar riesgos y amenazas, implementar respuestas y planes de acción, establecer las medidas para la prevención y mitigación de los riesgos identificados y las dependencias internas y externas, estableciendo los métodos de operación alternativos a ser utilizados después de una interrupción, definiendo criterios clave y estrategias en la comunicación de crisis, etc.

Sin duda alguna que supone un instrumento y una ayuda necesaria, no solamente para la Organización en los procesos de desarrollo de sus Planes de Continuidad de Operaciones, sino también para Profesionales de la Prevención, Asesores, Auditores, Consultores, Compañías de seguros o Aseguradoras, Compañías de calificación de riesgos, Inspectores de trabajo, Inspectores de Seguridad, Directores de Seguridad, etc.

Desarrollo de los documentos del Plan de Continuidad de operaciones

Plan de Continuidad de Operaciones (Bussiness Continuity Management, BCM): constituye el conjunto de prácticas profesionales para la Gestión de Continuidad de Negocio, cuyo objetivo principal es permitir a las Organizaciones, el seguir operando bajo condiciones adversas, al implantar estrategias adecuadas, objetivos de recuperación, planes de gestión de crisis y estrategias de gestión de riesgos, proveyendo a la Organización de una estructura preparada para mantener la flexibilidad y la capacidad de una efectiva respuesta en la protección de los intereses principales, tales como: información, visión, marca, activos de valor, continuidad de procesos y operaciones, etc.

Inventariar los Recursos y Medios disponibles dentro o fuera de la Organización, cuantificados e identificados, permitirá acceder en caso de necesidad, de un modo rápido, para afrontar con éxito cualquier siniestro, reduciendo el impacto económico al movilizar los recursos desde el primer momento.

Organizar las tareas del propio desarrollo del Plan de Continuidad de Operaciones, de la Coordinación de actuaciones de Equipos y Brigadas, de las Reuniones y Convocatorias, de los Simulacros, de las Revisiones y Mantenimientos del Plan, de la Implantación y Auditorias, etc; le permitirá planificar debidamente su Agenda y las del equipo autor del Plan de BCM.

Y lo más importante: Permite en cualquier momento obtener informes impresos derivados de las tareas o de las actividades actuación, por fecha, por actividad, etc; en una fecha o periodo entre fechas.

Gestionar la emergencias y crisis: La adecuada gestión de las situaciones de crisis o de emergencia, es un reto para el que resulta imprescindible estar preparado en la Organización. La contrastada experiencia de esta aplicación y su rápida capacidad de respuesta, hacen un instrumento imprescindible para conducir eficazmente cualquier situación de crisis, permitiendo:

  1. Afrontar con éxito dicha situación.
  2. Reducir el impacto económico causado por la emergencia.
  3. Evitar el desbordamiento de la situación, debido a la rapidez con que se pueden suceder los acontecimientos, por imprevisión, falta de organización o por una respuesta inadecuada.

Actas e Informes: Permite gestionar y administrar toda la documentación derivada del desarrollo, planificación e implantación del Plan de Continuidad de Operaciones.

Comenzaremos el Plan de Continuidad de Operaciones, cumplimentando por medio de una toma de datos, los aspectos generales de la Organización, de la actividad desarrollada, de los procedimientos y procesos que se llevan a cabo, definiendo e identificando el inmueble sus locales e instalaciones y otros datos relevantes de interés.

Una vez cumplimentados estos datos, procederemos a desarrollar el Plan de Continuidad de Operaciones, a partir de la navegación por los diferentes items del árbol explorador, siguiendo como guía de desarrollo el orden y estructura definida por sus capítulos , basados en buenas prácticas mundialmente reconocidas, en normas internacionales y en estándares de reconocido prestigio: Planificación de objetivos; Organización del BCM; Evaluación y análisis de riesgo; Análisis de impactos; Determinación de estrategias; Desarrollo e implementación de respuestas; Pruebas, mantenimiento y revisión del Plan; Concientización y capacitación; Comunicación de crisis y respuesta de Emergencia; Coordinación de actuaciones con los medios externos.

Al finalizar el proceso de desarrollo del Plan de Continuidad de Operaciones, es posible obtener documentos que incluyan parte o la totalidad de los datos reflejados en el mismo, tales como: Valoración de activos de la Organización, Evaluación de Riesgos y Amenazas, Análisis de Impactos, Escenarios de Interrupción, Planes de Acción de Incidentes, Planes de Contingencias, Programa de Implantación, Programa de ejercicios y simulacros, Programa de formación y capacitación, Plan de Comunicación, o evidentemente el Plan de Continuidad de Operaciones entre otros.

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Metodologías de evaluación de Riesgos

La aplicación permite a su vez, aplicar doce metodologías diferentes para la evaluación de los riesgos y amenazas de la Organización:

  • Metodología de análisis preliminar de riesgos (Método APELL).
  • Metodología de análisis y estrategias para el Control del Riesgo.
  • Metodología de matriz DOFA.
  • Metodología de matriz de supervisión de riesgos (Comité de Basilea).
  • Metodología de matriz de riesgos.
  • Metodología de matriz de análisis de vulnerabilidad por amenaza.
  • Metodología de matriz de evaluación y respuesta.
  • Metodología de calificación de riesgos.
  • Metodología de análisis de riesgos por colores.
  • Metodología simplificada de análisis de riesgos.
  • Metodología de matriz de riesgos ‘Leopold’.
  • Metodología de análisis sencilla de resultados: ‘Guía Magerit’.

El usuario tiene entonces una gran ayuda para la evaluación de los riesgos que se han inventariado como posibles de enfrentar por la organización. Allí podrá utilizar una de esas metodologías para toda la organización o efectuar una combinación de ellas de acuerdo a la que sea más conveniente para efectuar la evaluación.

Los riesgos incluidos y cuyas plantillas ya se encuentran desarrolladas para cada una de las 12 metodologías, son numerosos, ya sean de origen natural, o producto de las operaciones de la organización o de la actividad humana.

 

La inversión necesaria y sus beneficios

El desarrollo de un Plan de Continuidad de Operaciones debe constituir uno de los trabajos prioritarios en la planificación de una empresa, pues dicho documento le señalará las acciones a seguir luego de haber enfrentado una situación que podría dejar a la empresa inoperante en forma temporal o peor aún en forma definitiva.

La idea es entonces, planificar las acciones a seguir a objeto de permitir a la organización retomar sus labores en el menor tiempo posible. Considerando esa importancia vital para una empresa, y la enorme ayuda que puede entregar el uso de ésta aplicación de software el valor de la inversión es de solamente $ 790.200 IVA incluido.

Entre los variados beneficios que es posible señalar al desarrollar un Plan de Continuidad de Operaciones se pueden destacar:

  • Garantizar la continuidad de la operación durante una contingencia mayor.
  • Análisis y reducción del nivel de riesgo al cual se encuentra expuesta la entidad, mediante el uso de una metodología probada.
  • Generar y fortalecer la concienciación en materia de prevención de riesgos.
  • Minimizar costos y pérdidas en caso de desastres.
  • Prevenir pérdida y daños.
  • Cubrir los requisitos de Organismos Reguladores.
  • Decisiones rápidas y acertadas para subsanar posibles riesgos inherentes a la situación y esquema de la situación en el que se encuentra la organización.
  • Desarrollo de cultura y personal mejor capacitado y sensibilizado en la importancia de la continuidad de la organización.

Palabras finales

Cualquier organización que haya enfrentado una situación grave de emergencia como por ejemplo el terremoto y posterior maremoto ocurrido en Chile el mes de Febrero pasado, comprenderá la gran importancia que conlleva el desarrollo de un Plan de Continuidad de Operaciones, para una recuperación eficaz frente al desastre al mas breve plazo.

Cientos de empresas, sino miles, sufrieron las graves consecuencias de dicho desastre, pero ejemplo en otros países existen muchos, por ejemplo la inundación de New Orleáns con el Huracán Katrina, las empresas ubicada en las Torres Gemelas, empresas ubicadas en todos nuestros países que han enfrentado fuertes terremotos y maremotos, y que por cierto son varios, y en definitiva cualquier organización que enfrente un desastre sea que tenga su origen natural o en la actividad humana.

Cientos de millones de dólares puede costar en los casos más dramáticos volver a desarrollar las actividades en una forma tan normal como la habida antes del la situación enfrentada, y en los casos menores esas cifras pueden resultar de varios millones de pesos, lo que puede verse afectado si no existe una planificación anterior a objeto de sobreponerse a esos momentos.

Evidentemente, la planificación no solamente considera el enfrentar desastres naturales ya que también una emergencia de la propia organización, como un incendio por ejemplo, puede afectar gravemente la marcha de sus actividades.

La Alta Dirección de una organización debe velar no solamente por el desarrollo de su organización en tiempo normales, sino con mayor fuerza aún, para sobrepasar momentos que pueden afectar en forma severa su funcionamiento, y la aplicación de software presentada por cierto que será una valiosa ayuda en dicho trabajo.

Permite en definitiva, orientar y guiar a los responsables de las Organizaciones para desarrollar criterios propios, personalizados y adaptados a su situación real, para el diseño más adecuado del Sistema de Gestión de Continuidad de Operaciones.

Todas las organizaciones enfrentan diversos riesgos y en consecuencia son vulnerables. Muchas de las empresas que han sufrido desastres sin tener un plan de contingencia han dejado de operar en el corto plazo. Por eso debe preguntarse: en caso de desastre, ¿sobrevivirá su empresa?

El contar con un Plan de ésta naturaleza, significa que la organización está preparada adecuadamente para cualquier eventualidad, continuando con su operación y afectando lo menos posible los aspectos financieros de la empresa.

Solicite desde aquí su aplicación de software Plan de Continuidad de Operaciones.

Saludos cordiales,

 

Santiago Escárez San Martín
www.proteccioncivil.info
www.gestiondelaseguridad.com
www.eladministrador.cl