Gestión de Emergencias

¿Tiene su Organización la planificación necesaria para gestionar una situación de Emergencias?

Que una situación de crisis se convierta en una verdadera catástrofe depende de su forma de actuar o de gestionar la situación

 

Sabemos que la adecuada forma de enfrentar y gestionar las situaciones de crisis o de emergencia, es un reto para el que resulta imprescindible estar bien preparado. Solamente una adecuada planificación nos va a permitir lograr un resultado favorable.

Con la dilatada experiencia que la empresa UrbiCAD en materias de desarrollo tecnológico, han diseñado la aplicación Gestión de Emergencias, a objeto de que el usuario tenga una rápida capacidad de respuesta en situaciones de crisis.

Ello hace de ésa innovadora aplicación de software, una herramienta imprescindible para conducir eficazmente cualquier situación de emergencias, permitiendo:

  • Afrontar con éxito dicha situación.
  • Reducir el impacto económico causado por la emergencia.
  • Evitar el desbordamiento de la situación, debido a la rapidez con que se pueden suceder los acontecimientos, por imprevisión, falta de organización o por una respuesta inadecuada.

Mediante esta aplicación ofrecemos soluciones a estas y a otras cuestiones que se nos pueden igualmente plantear

Actuaciones en caso de Emergencias

Estas son algunas de las importantes interrogantes relacionadas con la forma que su organización ha diseñado para y/o planificado para enfrentar situaciones de emergencias:

  • ¿Tiene identificados los riesgos a los que su organización se expone?.
  • ¿Ha protocolizado las actuaciones necesarias para controlar o atenuar una situación de emergencia?.
  • Si se produce una situación de emergencia, ¿con qué rapidez puede comunicarla?
  • ¿Está satisfecho con la gestión actual que realiza o cree que debería mejorarse?
  • Aún pudiendo comunicar la situación de emergencia ¿Podría justificar documentalmente dicha comunicación?
  • ¿Está preparado para el peor de los casos?

Si usted. como responsable de Emergencias, considera que no está preparado en forma suficiente para dar respuesta a las cuestiones anteriores y afrontar debidamente las situaciones de emergencia, arriesga demasiado, pudiendo llegar a perder –evidentemente- la capacidad de respuesta y de reacción.

Que una situación de crisis se convierta en una verdadera catástrofe depende de su forma de actuar o de gestionar la situación en los primeros minutos:

  1. Es preciso dar la alarma acerca de la situación en el menor tiempo posible y, además, tener la seguridad de que esta comunicación ha sido efectivamente enviada y a su vez recibida.
  2. Se necesita actuar de modo protocolizado, organizado, planificado, sin improvisaciones e inmediatamente.

UrbiCAD Gestión de Emergencias, es la solución apropiada para dar respuesta a todas las cuestiones anteriores, porque permite:

  1. Dar la alarma y comunicar la situación de Emergencia de un modo rápido y seguro, vía SMS. No tendrá nada más que pulsar un botón para, de forma automática, avisar o dar la alarma a los grupos directivos, operativos, de intervención, etc. tanto si se encuentran en el territorio nacional o en cualquier parte del mundo, puesto que dispone de cobertura mundial y controlando si dicha alarma ha sido recibida.
  2. Protocolizar las actuaciones a realizar para evitar actuaciones improvisadas, negligentes, ineficaces, etc.

Objetivos:

  • Identificar los riesgos potenciales y las amenazas que afecten o puedan afectar al personal, instalaciones, infraestructuras, intereses, etc. a cualquier nivel, permitiendo estar preparado para una gestión eficaz de las situación de crisis y gestionar protocolariamente los momentos iniciales de una crisis, así como las actuaciones.
  • Comunicar adecuadamente la situación de Emergencia a responsables, equipos, directivos, empleados, etc., haciendo de esta comunicación el pilar fundamental en la gestión de incidencias.

iconoHaga click en el icono para ver una simulación del programa (Requiere Adobe Flash)

Identificación de Riesgos potenciales, amenazas y Protocolización de Actuaciones

Los Protocolos de Actuación para dar respuesta a los diferentes riesgos a los que pueda verse expuesto, pueden crearse manualmente, pero también pueden ser creados por medio de la aplicación de software: Management Protocols. una sofisticada herramienta que forma parte de esta aplicación y que le permitirá generar, gestionar, revisar y administrar sus protocolos de actuación para adecuarlos a su realidad.

Los protocolos de actuación se centran en dos grandes grupos, y contemplan:

A. Para empresas (Comercios, Industrias, Almacenes, Talleres, Fábricas, etc.), Actividades de todo tipo (deportivas, industriales, sanitarias, espectáculos, recreativas, de la naturaleza, etc.), Instalaciones (Gaseoductos, Oleoductos, eléctricas, etc.):

  • Riesgos propios de la actividad (Incendio, explosión, escape de gases, etc.)
  • Riesgos consecuencia de la actividad (Robo, Asalto, Aviso de Bomba, carta Bomba, etc.)
  • Riesgos contemplados en los Planes de Protección Civil (Terremotos, Impacto de meteoritos, Inundaciones, Vientos fuerte, Desbordamiento de rios, etc.)

B. Para servicios de Protección Civil, servicios de Emergencia, etc.:

  • Riesgos naturales (Inundaciones, Incendios, Erupciones volcánicas, heladas, Vientos fuertes, Tsunamis, etc.)
  • Riesgos Tecnológicos (Escapes tóxicos, Vertidos contaminantes, Incendios Industriales, etc.)
  • Riesgos antrópicos (Atentado terrorista, Asalto, Aviso de Bomba, carta Bomba, etc.)
  • Riesgos contemplados en los Planes de Protección Civil.

Por lo tanto, ante cualquier conato o situación de Emergencia, desde la aplicación se tendrá acceso inmediato al protocolo de actuaciones que se deberá seguir en dicha situación:

Impresión de Protocolos de actuación

Todos los protocolos, además de crearse y/o modificarse desde el Management Protocols, también podrá modificarlos desde cada puesto (para adaptarlos a la persona, al puesto o al caso concreto), del mismo modo que pueden imprimirse para disponer de ellos en soporte papel o en soporte PDF.

Antes de la impresión, se manifiestan en un Editor de Textos, desde el cual podrá:

Imprimir directamente el documento (previa maquetación del mismo si lo desea).
Exportar el documento a formato .PDF
Exportar el documento en formato de Microsoft Word .DOC
Exportar el documento en formato .HTML

Evidentemente antes de imprimir o exportar el documento, se podrán hacer cuantos cambios se deseen en el mismo, ya que como cualquier editor de textos permite añadir cabeceras y logotipos de la empresa, modificar, añadir, insertar imágenes, eliminar tablas, añadir tablas, etc. en definitiva se puede modificar el texto que se muestra en el mismo.

Comunicación de la situación de Emergencia

Comunicar una situación en forma rápida y adecuadamente a responsables, equipos, directivos, empleados, etc. la situación de Emergencia, es el pilar fundamental en la gestión de incidencias.

La comunicación de emergencia instantánea, solo pulsando un botón, permitirá vía SMS, vía E-mail o por ambas vías en forma simultanea, notificar la alerta a la lista de direcciones de mail o al listado de número de teléfonos establecidos previamente:

  • Comunicar inmediatamente la situación.
  • Reducir el impacto económico causado por una tardía actuación.
  • Evitar el desbordamiento de la situación, debido a la rapidez con que se suceden los acontecimientos.

Sin duda alguna que esto supone el mejor modo de comunicar la situación de crisis, para que los responsables, equipos, organizaciones, etc.. actúen protocolariamente en consecuencia.

Informes del envío de SMS en tiempo real.

Con el objeto de poder tener una constancia documental de que los mensajes SMS han sido debidamente entregados a los teléfonos de la base de datos, la aplicación gestiona en tiempo real el estado del envío del SMS y la recepción del mismo en cada teléfono, permitiendo controlar:

  • Si el SMS enviado se ha recibido.
  • Si el SMS se ha entregado a la red y no lo ha recibido el teléfono porque estaba apagado o fuera de cobertura. En tal caso la aplicación insiste una y otra vez hasta que el teléfono recibe la entrega.

Usted controlará en tiempo real como se van recibiendo por los teléfonos móviles los SMS enviados.

Además usted también controlará el tiempo de Entrega en segundos que ha tardado cada teléfono en recibir el mensaje, del mismo modo que al finalizar el envío masivo, recibirá un informe en soporte papel con la relación de teléfonos, tiempo de entrega, hora de recepción, etc.

Usted dispondrá de un informe en soporte papel, recibido de modo automatizado en su dirección de mail, donde tendrá constancia documental escrita justificando el mensaje recibido (Fecha, Hora, Teléfono, Tiempo de entrega), acerca de la recepción del SMS por el destinatario, o en su defecto, si el mensaje no ha sido entregado, de la situación en la que se encuentra el SMS (por ejemplo teléfono apagado o fuera de cobertura, número inexistente, etc…).

Estos informes quedarán en el histórico de emergencias, permitiendo acceder a ellos en cualquier momento, del mismo modo que es posible consultar estadísticas de recepción de envío de SMS.

Inversión

Una eficaz aplicación como la presentada, puede evidentemente satisfacer en gran forma la necesidad de planificación de la forma en que enfrentaran situaciones de crisis en su organización.

Aun, considerando lo anterior, la inversión que deberá realizar para la adquisición de esta aplicación, es de solamente $ 388.130 IVA incluido.

Con esa inversión usted puede comenzar a planificar desde ya, la forma en que enfrentarán situaciones de emergencias.

Solicite su aplicación Gestión de Emergencias aquí.

Reflexión Final

La oportunidad, claridad y rapidez con la cual se actúe en los momentos en que se deba enfrentar una situación de emergencia, resultará vital, para enfrentarla de manera adecuada.

Como se señala en la bajada de título, que una situación de crisis se convierta en una verdadera catástrofe, dependerá de su forma de actuar o de gestionar la situación en los primeros minutos, incluso de los primeros segundos en que se tenga conocimiento de ella.

En pocos segundos o minutos una situación de emergencias se puede transformarse en inmanejable, generando con ello graves daños de diversa índole.

UrbiCAD, ha desarrollado esta valiosa aplicación de software, para ser utilizada como una herramienta que le permita planificar y enfrentar con alguna certidumbre, que las situaciones de crisis, serán manejadas de una manera planificada y organizada.

Sin embargo, es posible planificar la forma de cómo se va a actuar para enfrentar una situación de crisis, y esperar por ello, mejores resultados. Con nuestra aplicación usted y su organización, pueden realizar dicha planificación.

Piense en los momentos y daños que pueden ocasionar una emergencia en su organización, tal vez puedan ser muy importantes, no solamente para la organización sino que además para el entorno. Entonces con seguridad es importante realizar una detallada planificación de esos momentos, que todos esperan no ocurran, pero que el infortunio nos puede enfrentar en cualquier momento.

Solicite aquí su aplicación Gestión de Emergencias.

 

Saludos cordiales,

 

Santiago Escárez San Martín
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